maxINBLICK. Om någon har en ond rygg fixar arbetsgivaren ett höj- och sänkbart skrivbord. Om någon ser dåligt går det att förbättra belysningen. Men kan arbetsgivaren minska den skenande psykiska ohälsan? De som inte försöker bryter mot nya föreskrifter från Arbetsmiljöverket.

April 2014. På Arbetsförmedlingens kontor i Trollhättan sitter nya chefen Britt-Inger Gravander och funderar på vad hon egentligen ska göra. För det är en utmanande situation hon har hamnat i. Trots att arbetet inte är särskilt fysiskt utmanande har sjuktalen bland kontorets 120 medarbetare ett bra tag legat högt, i dagsläget på 9,6 procent, och det är hennes uppdrag att på något sätt få ner siffrorna. Frågan är bara hur.

Det är inte bara Britt-Inger Gravander som har behövt ställa sig den frågan de senaste åren, för efter flera år av minskning började ohälsotalen i Sverige stiga igen 2010. Men till skillnad från förr, då det framför allt var förslitningsskador eller fysiska sjukdomar som stod för merparten av sjuktalen, var det den här gången sjukdomar orsakade av stress, hög arbetstakt och liknande problem som stack i väg. Mellan 2010 och 2015 ökade de här sjukskrivningarna med cirka 70 procent, och 2015 blev året då antalet sjukskrivningar orsakade av psykisk ohälsa kom i kapp dem som berodde på fysiska åkommor.

Teorierna om varför är många. Vi lever konstant uppkopplade, så att våra hjärnor aldrig får vila. Vi jobbar i slimmade organisationer utan några tidsmarginaler. Vi försöker så förtvivlat att klara av att både jobba, vara goda föräldrar, härliga vänner och sportiga träningsmänniskor att vi springer rakt in i väggen. Med mera, med mera.

– Sanningen att säga är den här kraftiga ökningen en mycket svår fråga som inte kan förklaras av en enda faktor, utan det är väldigt många orsaker inblandade, konstaterar Eva Vingård, professor emeritus på enheten för arbets- och miljömedicin vid Uppsala universitet.

Bland annat har vi med åren blivit bättre på att utveckla den fysiska arbetsmiljön, vilket gör att sjukskrivningar av den anledningen blir en lägre del av totalen. Dessutom låg sjuktalen 2009–2010 på rekordlåga nivåer.

– Kanske var det för lågt, funderar Eva Vingård.

– Sjukdomar finns de facto så ett visst antal sjukskrivna kommer vi alltid att ha, men varför det just nu ökar så här mycket är egentligen obegripligt, för så snabbt förändras varken folkhälsan eller arbetsmiljön.

Men trots att man inte vet varför så många just nu behöver sjukskrivas av psykiska orsaker är de flesta överens om att något måste göras. Sjukskrivningarna är tragiska för de drabbade, en extra arbetsbelastning för deras kollegor och en stor kostnad för samhälle och arbetsgivare. Enligt beräkningar från OECD kostar den psykiska ohälsan cirka 70 miljarder kronor per år, där hela 50 procent har indirekta orsaker som sjukskrivning och produktionsbortfall.

I dag finns det forskningsbelägg för att den organisatoriska och sociala arbetsmiljön verkligen påverkar vår hälsa.

– Vi vet att psykisk ohälsa inte bara är en individfråga eller en fråga om hur samhället ser ut utan också handlar om hur arbetsplatsen fungerar, säger Eva Vingård.

– Egentligen är det inte särskilt konstigt: om du jobbar jättemycket och lyfter tungt hela dagarna får du ont i ryggen, och om du jobbar jättetungt psykiskt hela dagarna med för lite resurser, låg delaktighet och dåligt ledarskap får du ont i själen.

På Arbetsmiljöverket har man följt den här frågan länge, och i mars presenterade man för första gången föreskrifter för vilket ansvar arbetsgivare har för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

– Det här är frågor man har tänkt på i decennier, samtidigt har kunskapen om vad man ska göra åt det varit för låg tidigare, säger Ulrich Stoetzer, psykolog och sakkunnig för organisatoriska och sociala arbetsmiljöfrågor hos Arbetsmiljöverket.

– Men nu är forskarna ganska överens om vilka faktorer man ska ta tag i för att förebygga arbetsrelaterad psykisk ohälsa, och då är det också dags att sätta det på pränt.

Föreskrifterna, som alla arbetsgivare är skyldiga att inkludera i sitt systematiska arbetsmiljöarbete, innebär ingen detaljstyrning eftersom olika branscher har olika förutsättningar. Men de listar ändå områden där arbetsgivaren är skyldig att agera, bland annat när det gäller kränkande särbehandling, arbetstidens förläggning samt ohälsosam arbetsbelastning. Och det var just det som var nyckeln för Britt-Inger Gravander på Arbetsförmedlingen i Trollhättan.

– Vi började med att i samverkan med facket och företagshälsovården följa upp sjuktalen, berättar hon.

– Då insåg vi att det var komplexiteten i arbetet snarare än bristande resurser som var problemet. Att vara arbetsförmedlare är ett oerhört komplext uppdrag där du i princip ska kunna hela arbetsmarknadens regelverk, alla branscher och alla åtgärder, och många kände helt enkelt att det var en uppgift som var omöjlig att klara av.

Lösningen blev att låta personalen specialisera sig. Förut hade varje arbetssökande en egen handläggare som skulle hjälpa dem med allt, nu får de i stället träffa en specialist som är expert på just det den personen behöver hjälp med.

– Kunderna får komma till någon som kan ämnet och kan svara direkt i stället för att sitta och slå upp svaren, konstaterar Britt-Inger Gravander.

Samtidigt har cheferna fått ökat stöd i hur de kan hantera individärenden, och delaktigheten har ökat i och med att medarbetarna själva har fått vara med och ha önskemål om vilka områden de vill ta ansvar för. Totalt har det inneburit att kontoret på två och ett halvt år har gått från en situation där nästan var tionde medarbetare var sjukskriven till ett sjuktal på drygt 7,7 procent och en korttidsfrånvaro på 2 procent.

– Klart att det killade lite i magen när vi skulle genomföra alla de här förändringarna, men lite personligt mod måste man ha om man ska våga bryta normer och göra något nytt, säger Britt-Inger Gravander.

Mod ja. Sedan det i höstas blev känt att Arbetsmiljöverket skulle lägga fram nya krav på arbetsgivarna har Helen Rosander, organisationskonsult på Previa, blivit kontaktad åtskilliga gånger av oroliga och fundersamma arbetsgivare.

– Ingen visste riktigt vad det nya skulle innebära och många var oroliga för att allt skulle vara nytt och att de skulle behöva börja om från början. Men nu finns det ett annat lugn eftersom förståelsen har ökat för vad föreskriften fokuserar på, och för att arbetsgivarna ser att de redan har många av de delar som krävs.

För sanningen att säga är den sociala och organisatoriska arbetsmiljön ingen nyhet i sig för svenska företag. Det pratas om balans i livet, det jobbas med ledarskapet och man har planer för att motverka kränkande särbehandling. Så hur i hela friden ska en ny föreskrift lyckas sänka sjuktal som åratal av arbetsmiljöarbete inte har lyckats få bukt med?

– Jag tycker att det som är föreskriftens styrka är att den lyckas visa att en hållbar arbetsmiljö är något som rör alla i företaget, inte bara HR utan varje medarbetare upp till högsta ledningen, säger Helen Rosander.

– Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön handlar om hur vi är mot varandra, om beteenden, kommunikation och närvaro i vardagen. Framgångsrika arbetsgivare är de som har koll på sjuktal och rehab, men som parallellt lägger fokus på att skapa en arbetsmiljö där medarbetare trivs och utvecklas. Och de som lyckas bäst är de som arbetar med det här på strategisk nivå, men där finns det fortfarande ett glapp i många företag.

Ett företag som däremot har lyckats göra just det är mjukvaruföretaget Centiro, med cirka 150 medarbetare i fyra länder. Trots att de verkar i en tuff bransch där de flesta aktörer har små marginaler har de satsat stort på arbetsmiljön och har flera år blivit högt rankade av utmärkelsen A great place to work i konkurrens med både svenska och internationella företag, samtidigt som de har visat svarta siffror år efter år efter år.

– En av anledningarna till det är att vi jobbar så hårt med arbetsmiljön, förklarar vd Niklas Hedin.

– För många företag kanske det bara handlar om trivsel, men för oss är det här en ren affärsstrategisk fråga. En god arbetsmiljö där människor mår bra, har roligt och känner sig trygga är förutsättningen för att kollegorna ska kunna prestera och vi ska kunna göra de affärer vi gör.

Niklas Hedins utgångspunkt är att affärer görs mellan människor, inte mellan företag, eftersom förmågan att samarbeta är avgörande för att komma till resultat. Flera av de multinationella företag som är deras kunder har också samarbetsförmåga som ett viktigt kriterium i sina upphandlingar.

– Och ska vi leva upp till deras krav måste vi skapa förtroendefulla relationer, något som bara trygga människor som känner sig väl till mods och litar på sina kollegor och ledare kan göra, säger Niklas Hedin.

– Det är först då som energin går åt till hur vi på bästa sätt ska lösa uppgiften, inte på att navigera den interna hierarkin eller att försöka lista ut vad chefen egentligen menade.

Centiro jobbar därför med en platt organisation där varje medarbetare förväntas ta samma ansvar för företagets mål som en ägare skulle göra. Alla har ansvar, men alla har också resurser och möjlighet att agera för att uppfylla det ansvaret.

– Självklart blir människor sjuka även hos oss, vi lever i samma samhälle som alla andra och har inga magiska lösningar. Men vi har andra grundförutsättningar, och det är därför våra sjuktal är lägre än rikssnittet.

För Centiro är det också viktigt att hålla ett öga på hela människan, inte bara på medarbetaren.

– Det finns de som säger att till exempel skilsmässor och anhörigas sjukdom inte är arbetsgivarfrågor men jag håller inte med, säger Niklas Hedin.

– Alla går igenom olika livsfaser, och genom att visa att vi bryr oss och att vi förstår att det är svårt att prestera på topp när livet är upp och ner får vi tryggare medarbetare som snabbare kommer igenom den svåra processen.

Och det är på grund av alla de här orsakerna som han protesterar när frågan om det inte är dyrt att jobba med social och organisatorisk arbetsmiljö kommer upp.

– Självklart måste du ha en grundläggande kostnadstäckning, men om du hela tiden bankar och skär ner på din organisation blir människorna inte lika benägna att komma med idéer som lyfter verksamheten och skapar värde. För många beslut fattas av människor som är duktiga på Excel, och då är risken att man bara tittar på kortsiktiga kostnadsbesparingar i stället för långsiktigt värdeskapande. Att jobba med ledarskap och arbetsmiljön är att skapa förutsättningar för bättre affärer, och som en bonus får du kollegor som mår bättre och blir trevligare att jobba med.

Och det här goda ledarskapet är något som det trycks hårt på i de nya föreskrifterna. Problemet är bara att många chefer har så mycket att göra att de inte hinner ägna sig åt arbetsmiljöfrågor. Till exempel visade en undersökning bland Sveriges byggchefer i våras att bara 13 procent av dem hade hunnit få en utbildning i vad de nya reglerna innebär.

Men Helen Rosander på Previa är övertygad om att de nya föreskrifterna ändå kommer att spela en viktig roll för att minska den psykiska ohälsan på jobbet.

– Det är lite ironiskt att flera av de ledningsgrupper Previa möter inte diskuterar stress och ohälsa eftersom de själva är för stressade och inte anser sig ha tid. Men med tanke på det fokus och den tyngd som föreskriften har fått är jag övertygad om att det kommer att bli skillnad nu. Det finns en vilja och en önskan att nå en förändring.

Och att en förändring kommer att ske, det är professor Eva Vingård övertygad om.

– Jag minns när de första reglerna om att fasa ut farliga kemikalier kom. Först sa företagen att det absolut inte gick att klara sig utan dem, men visst gick det. Det tog några år, och det kommer det här också att göra för det finns ingen quick fix som löser allt på en gång. Men det finns det å andra sidan sällan här i livet.

Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter

Den 31 mars 2016 började Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter AFS 2015:4, om organisatorisk och social arbetsmiljö gälla.

Organisatorisk arbetsmiljö är villkor och förutsättningar för arbetet som inkluderar ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, handlingsutrymme, krav, resurser och ansvar.
Social arbetsmiljö innefattar hur vi påverkas av de personer som finns runt omkring oss; socialt samspel, samarbete och socialt stöd från chefer och kollegor.
Brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön ökar risken för ohälsa som sömnstörningar, hjärt-kärlsjukdom, ryggproblem och depression.
Arbetsgivare som bryter mot arbetsmiljöreglerna kan drabbas av sanktionsavgifter på upp mot 1 miljon kronor.
FÖRESKRIFTERNA INNEHÅLLER REGLER OM:

Kunskapskrav för chefer
Krav på mål för organisatorisk och social arbetsmiljö
Ohälsosam arbetsbelastning
Arbetstid
Kränkande särbehandling

TEXT: KARIN AASE

Max Matthisen Magazine